Πολιτική Απορρήτου

Τελευταία ενημέρωση: 17 Οκτωβρίου 2026

Το Refill είναι υπηρεσία της MONAD LABS L.P., Amfiktionion 28, Penteli, Athens 15239, Ελλάδα. Για οτιδήποτε αφορά τα προσωπικά δεδομένα γράψε μας στο hello@getrefill.gr.

1. Τι κάνει το Refill

Το Refill είναι βοηθός ραντεβού για επιχειρήσεις. Λειτουργεί μέσα στο WhatsApp της επιχείρησης: απαντάει στους πελάτες της, κλείνει και θυμίζει ραντεβού και δίνει τις θέσεις που ακυρώνονται σε όσους περιμένουν.

2. Οι δύο ρόλοι μας

  • Υπεύθυνος επεξεργασίας: για τα δεδομένα των επισκεπτών του getrefill.gr και των επιχειρήσεων που χρησιμοποιούν το Refill (οι πελάτες μας).
  • Εκτελών την επεξεργασία: για τα δεδομένα των πελατών κάθε επιχείρησης (όνομα, τηλέφωνο, μηνύματα, ραντεβού). Εδώ υπεύθυνη είναι η επιχείρηση και εμείς ενεργούμε μόνο με τις οδηγίες της, βάσει της Σύμβασης Επεξεργασίας που περιλαμβάνεται στους Όρους.

3. Ποια δεδομένα συλλέγουμε

  • Από τη φόρμα του site: είδος επιχείρησης, κινητό και, αν το δώσεις, email.
  • Λογαριασμός επιχείρησης: όνομα, στοιχεία επιχείρησης, τηλέφωνο, email, στοιχεία τιμολόγησης (π.χ. ΑΦΜ), ωράριο, υπηρεσίες και τιμές, μέλη ομάδας.
  • Δεδομένα πελατών της επιχείρησης: όνομα, αριθμός τηλεφώνου, μηνύματα που ανταλλάσσονται στο WhatsApp της επιχείρησης (κείμενο και φωνητικά), ραντεβού, ακυρώσεις, λίστα αναμονής. Δεν ζητάμε και δεν χρειαζόμαστε πληροφορίες υγείας.
  • Τεχνικά δεδομένα: αρχεία καταγραφής (logs) για ασφάλεια και αποκατάσταση σφαλμάτων.

Το site δεν χρησιμοποιεί cookies διαφήμισης ή εργαλεία παρακολούθησης. Αποθηκεύει μόνο στον browser σου τη γλώσσα που διάλεξες.

4. Γιατί τα χρησιμοποιούμε και με ποια νομική βάση

  • Για να επικοινωνήσουμε μαζί σου όταν συμπληρώνεις τη φόρμα (ενέργειες πριν από σύμβαση, άρθρο 6.1.β ΓΚΠΔ).
  • Για να παρέχουμε την υπηρεσία στην επιχείρηση (εκτέλεση σύμβασης, άρθρο 6.1.β).
  • Για τιμολόγηση και φορολογικές υποχρεώσεις (νομική υποχρέωση, άρθρο 6.1.γ).
  • Για ασφάλεια, πρόληψη κατάχρησης και βελτίωση της αξιοπιστίας (έννομο συμφέρον, άρθρο 6.1.στ).

Δεν πουλάμε δεδομένα και δεν τα χρησιμοποιούμε για διαφήμιση.

5. Σε ποιους τα δίνουμε

Μόνο σε παρόχους που χρειαζόμαστε για να λειτουργήσει η υπηρεσία, με σύμβαση που τους δεσμεύει:

  • Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), για την αποστολή και λήψη μηνυμάτων.
  • Παρόχους φιλοξενίας και βάσης δεδομένων (π.χ. Vercel, Supabase).
  • Παρόχους τεχνητής νοημοσύνης που μας βοηθούν να καταλάβουμε τα μηνύματα και να μετατρέψουμε φωνητικά σε κείμενο. Δεν τους επιτρέπεται να χρησιμοποιούν τα δεδομένα για εκπαίδευση των μοντέλων τους.
  • Παρόχους πληρωμών, τιμολόγησης και email.
  • Δημόσιες αρχές, μόνο όταν το επιβάλλει ο νόμος.

6. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ

Όπου κάποιος πάροχος επεξεργάζεται δεδομένα εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, η διαβίβαση γίνεται με τις εγγυήσεις του ΓΚΠΔ (απόφαση επάρκειας, όπως το EU-US Data Privacy Framework, ή Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες).

7. Πόσο καιρό τα κρατάμε

  • Στοιχεία από τη φόρμα: έως 12 μήνες, αν δεν γίνεις πελάτης.
  • Δεδομένα λογαριασμού και πελατών της επιχείρησης: όσο διαρκεί η συνδρομή και έως 30 ημέρες μετά τη λήξη της, ώστε η επιχείρηση να μπορεί να τα εξάγει. Μετά διαγράφονται.
  • Τιμολόγια: όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία.
  • Logs: έως 90 ημέρες.

8. Τα δικαιώματά σου

Έχεις δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού, φορητότητας και εναντίωσης. Γράψε μας στο hello@getrefill.gr και θα απαντήσουμε μέσα σε ένα μήνα.

Αν είσαι πελάτης μιας επιχείρησης που χρησιμοποιεί το Refill, μπορείς να απευθυνθείς στην επιχείρηση ή σε εμάς και θα το προωθήσουμε. Μπορείς επίσης να γράψεις «ΣΤΟΠ» στη συνομιλία για να μη λαμβάνεις άλλα αυτόματα μηνύματα.

Έχεις δικαίωμα καταγγελίας στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

9. Διαγραφή δεδομένων

Για να διαγραφούν τα δεδομένα σου, στείλε email στο hello@getrefill.gr με θέμα «Διαγραφή» και το κινητό σου. Θα επιβεβαιώσουμε τη διαγραφή μέσα σε 30 ημέρες. Οι επιχειρήσεις μπορούν επίσης να διαγράψουν πελάτες ή ολόκληρο τον λογαριασμό τους από την εφαρμογή.

10. Ασφάλεια

Χρησιμοποιούμε κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά, έλεγχο πρόσβασης και περιορισμένη πρόσβαση προσωπικού. Κάθε ενέργεια του Refill καταγράφεται ώστε να ελέγχεται.

11. Αλλαγές

Αν αλλάξει κάτι σημαντικό σε αυτή την πολιτική, θα το ανακοινώσουμε στο site και, για τους πελάτες μας, με email ή μέσα στην εφαρμογή.

Privacy Policy

Last updated: 17 October 2026

Refill is a service of MONAD LABS L.P., Amfiktionion 28, Penteli, Athens 15239, Greece. For anything about personal data, write to hello@getrefill.gr.

1. What Refill does

Refill is a booking assistant for businesses. It works inside the business's WhatsApp: it answers clients, books and reminds appointments, and offers cancelled slots to people who are waiting.

2. Our two roles

  • Controller: for data about visitors to getrefill.gr and the businesses that use Refill (our customers).
  • Processor: for data about each business's clients (name, phone, messages, bookings). The business is the controller and we act only on its instructions, under the Data Processing Agreement included in the Terms.

3. What data we collect

  • Website form: type of business, mobile and, if you give it, email.
  • Business account: name, business details, phone, email, billing details (e.g. VAT number), opening hours, services and prices, team members.
  • The business's clients: name, phone number, messages exchanged on the business's WhatsApp (text and voice), bookings, cancellations, waitlist. We do not ask for or need health information.
  • Technical data: logs for security and troubleshooting.

The website uses no advertising cookies or tracking tools. It only stores your language choice in your browser.

4. Why we use it and on what legal basis

  • To contact you when you fill in the form (steps before a contract, GDPR art. 6(1)(b)).
  • To provide the service to the business (performance of a contract, art. 6(1)(b)).
  • For invoicing and tax obligations (legal obligation, art. 6(1)(c)).
  • For security, abuse prevention and reliability (legitimate interest, art. 6(1)(f)).

We do not sell data and do not use it for advertising.

5. Who we share it with

Only providers we need to run the service, bound by contract:

  • Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), to send and receive messages.
  • Hosting and database providers (e.g. Vercel, Supabase).
  • AI providers that help us understand messages and transcribe voice notes. They may not use the data to train their models.
  • Payment, invoicing and email providers.
  • Public authorities, only when the law requires it.

6. Transfers outside the EEA

Where a provider processes data outside the European Economic Area, the transfer is covered by GDPR safeguards (an adequacy decision such as the EU-US Data Privacy Framework, or Standard Contractual Clauses).

7. How long we keep it

  • Form submissions: up to 12 months if you do not become a customer.
  • Account data and the business's client data: for the length of the subscription and up to 30 days after it ends, so the business can export it. Then it is deleted.
  • Invoices: as long as tax law requires.
  • Logs: up to 90 days.

8. Your rights

You have the right to access, rectify, erase, restrict, port and object. Write to hello@getrefill.gr and we will reply within one month.

If you are a client of a business that uses Refill, you can contact the business or us and we will pass it on. You can also write «ΣΤΟΠ» (STOP) in the chat to stop automated messages.

You can complain to the Hellenic Data Protection Authority (www.dpa.gr).

9. Data deletion

To have your data deleted, email hello@getrefill.gr with the subject "Delete" and your mobile number. We will confirm deletion within 30 days. Businesses can also delete clients or their whole account from the app.

10. Security

We use encryption in transit, access controls and limited staff access. Every action Refill takes is logged so it can be checked.

11. Changes

If anything important changes in this policy, we will announce it on the website and, for our customers, by email or in the app.